El Archivo Municipal recoge y conserva toda la documentación generada por el Ayuntamiento, y permite a los ciudadanos el acceso y la consulta de los fondos documentales que custodia.

El Archivo Municipal de Ayala tiene como finalidad reunir, organizar, conservar y difundir los documentos producidos y recibidos por el Ayuntamiento en el ejercicio de sus funciones con un doble objetivo:

Ayudar en la gestión municipal facilitando la documentación e información solicitada, y por otro lado, dar un servicio a los ciudadanos afectados por la gestión municipal, facilitando el acceso a la documentación de interesado; y al mismo tiempo facilitar la difusión cultural de temas históricos y sociales, especialmente de carácter local.

Dirección: Ayuntamiento de Ayala, Barrio La Iglesia nº 3, 01476 Respaldiza.

Horario: De Lunes a Viernes a través de cita previa.

Teléfono: 945 39 90 13 - 945 39 90 00

Fax: 945 39 93 31

FONDOS

Archivo Municipal de Ayala

El Archivo Municipal de Ayala está en la actualidad dividido en dos secciones. Por un lado la documentación del siglo XV al siglo XIX ubicada en las dependencias del antiguo Ayuntamiento, y por otro lado, la documentación del siglo XIX al siglo XXI en el nuevo Ayuntamiento.

Con la construcción del nuevo Ayuntamiento en el año 2005 se crea un único espacio que alberga la documentación administrativa de las dependencias municipales, canalizando a la vez de forma ordenada los ingresos y transferencias de documentos, aplicando normas de conservación y eliminación, además de las condiciones de acceso y consulta.

Fondos documentales

• Fondos Municipales
  • Sección Histórica (siglo XV al XIX)
    En esta sección se encuentra la documentación más antigua del Archivo. Consta de 162 legajos de diferentes tamaños. El primer documento data del año 1458.
    Es una sección cerrada en la que no se preveen nuevos ingresos documentales.
    De los 162 legajos se encuentran digitalizados en la actualidad 108.
    
    MERCED que Pedro López de Ayala Merino Mayor de Guipúzcoa y del Consejo de su Majestad, hizo a la tierra de Ayala de 17.000 maravedís que se le acostumbran dar.
    Santo Domingo de la Calzada, 21 de noviembre de 1458.
  • Sección Administrativa (siglo XIX al XXI)
    Esta es una sección abierta que en la actualidad cuenta con 1460 cajas de archivo, organizadas y descritas. Esta sección incrementa sus fondos anualmente mediante la transferencia de expedientes de las oficinas municipales. Todos los documentos de esta sección se puede consultar por interés personal, profesional, científico, excepto aquellos documentos que afecten al derecho a la intimidad de las personas, a la seguridad y defensa del Estado o que puedan contribuir a la averiguación de delitos, tal y como está previsto en la legislación vigente.
• Fondos no Municipales
  • Fondo de la Junta de Hermandad y Comunidad de Sierra Salvada
    Historia del Fondo:
    En el año 1841 desaparece la Antigua Hermandad de Ayala formada hasta entonces por 36 pueblos y se constituyen los Ayuntamientos de Ayala con sus 24 pueblos, el de Amurrio, Oquendo, Lezama y los pueblos de la Junta de Ordunte se integran en el de Artziniega.
    
    Esta Hermandad de Ayala administraba y aprovechaba los productos de la Sierra Salvada. A pesar de su desaparición como entidad los pueblos que la formaban siguen disfrutando mancomunadamente de sus aprovechamientos.
    
    En el fondo histórico del Ayuntamiento de Ayala también se puede encontrar parte de documentación de este fondo, porque el Ayuntamiento ha jugado al parecer un importante papel en la gestión de esta mancomunidad. El Ayuntamiento ha gestionado de forma implícita y sobreentendida esta mancomunidad, actuando no como tal ayuntamiento sino como representante de la mancomunidad, porque los asuntos que trata afectan a todos los ayuntamientos que componen la Hermandad.
    
    Para un análisis de esta institución habría que partir del estudio de la documentación que se conserva en el archivo histórico del Ayuntamiento de Ayala. Hasta 1841 no hay gran problema porque la Hermandad de Ayala gestiona y administra la Sierra Salvada que le pertenece, es a partir de 1841 con la creación de los nuevos ayuntamiento, porque en los Libros de Actas conservados no solo se recogen las actas del Ayuntamiento de Ayala, sino también las actas de la Junta de Hermandad / de Sierra Salvada que parece que se celebran anualmente y aparecen plasmadas hasta 1882-1883. A partir de entonces no consta y no hay libro de actas propio hasta 1977. Si existen actas sueltas.
    El volumen documental de este fondo es de 35 cajas de archivo.

SERVICIOS

• Acceso a los documentos
  El acceso a los documentos es libre para todos los ciudadanos que sean justificadamente parte interesada en los procesos administrativos que los documentos contienen, o bien necesiten datos o bien deseen investigar. Aunque no debemos olvidar que existen controles legales para proteger el acceso a los documentos que contienen datos de carácter personal, según lo recogido en la legislación vigente actual.
  
  El acceso a la sección histórica del Archivo también es libre, pero se tienen en cuenta algunas recomendaciones para proteger la integridad física y evitar el deterioro de algunos documentos.
• Instrumentos de descripción
  • Cuadro de Clasificación
  • El catálogo informatizado del Archivo Administrativo con 8762 registros.
  • Catálogo del Archivo Histórico de la Tierra de Ayala.